Een eerste dag is altijd even spannend, voor zowel de werknemer als de werkgever. Er komen allemaal dingen tegelijk op je af. De nieuwe werknemer leert je bedrijf kennen, ontmoet zijn of haar nieuwe collega’s en moet allerlei nieuwe informatie verwerken. Dat is nog al wat. Als organisatie is het ook spannend. Je wilt iemand goed inwerken, ook als iemand vanuit huis werkt. Daarnaast wil je ook dat de nieuwe medewerker zich echt thuis voelt in de organisatie. Met goede onboarding krijg je dat zeker voor elkaar! Maar wat is onboarding eigenlijk en hoe wordt dit proces goed ingericht? Dat lees je hier. Time for boarding!
Wat is onboarding?
De definitie van onboarding is volgens AFAS: “Het instroomproces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie. Ze leren hun collega’s kennen en krijgen een goed beeld van hun rol binnen het team.”
Onboarding is een manier om nieuwe medewerkers in te werken. Tijdens de onboarding leert de nieuwe medewerker de organisatie, collega’s en hun rol kennen. Voor een nieuwe medewerker is dit erg fijn omdat die gelijk een goed beeld van de organisatie krijgt. Onboarding is dus het instroomproces van nieuwe medewerkers. Een goede onboarding is ook erg goed voor de organisatie. Want als de medewerker zich op zijn gemak gaat voelen komt de intrinsieke motivatie om het bedrijf verder te helpen pas echt naar boven. Het is dus eigenlijk een win-winsituatie: zowel de medewerker als het bedrijft profiteert van een goede onboarding.
Statistieken medewerkers onboarding
Effective onboarding verhoogt de productiviteit, betrokkenheid en omzet van een bedrijf. Bij een ineffectieve onboarding is dat niet het geval. Als werknemers een negatieve ervaring hebben met de onboarding kijken ze sneller uit naar een andere baan. De werknemers zullen minder geïnteresseerd zijn en dus ook minder productief. Gebleken is dat maar 12% van de organisaties een goed onboardingproces heeft. 88% heeft dus nog geen goed onboardingproces (Gallup). Er liggen hier dus veel kansen voor organisaties. Een negatieve onboarding-ervaring kan ervoor zorgen dat medewerkers 2 keer zo snel uitkijken naar een andere baan. 20% van de nieuwe medewerkers zal hun werkplek niet aanbevelen aan hun omgeving (Digitate). 10% van de werknemers neemt ontslag vanwege een negatieve onboarding-ervaring (CareerBuilder). Om meer medewerkers te behouden is het belangrijk om een goed onboardingsproces te hebben.Offline of online
Een onboardingsproces kan op twee manieren gebeuren of in combinatie. Sommige bedrijven kiezen ervoor om een kort kennismaking gesprek te hebben, een paar losse documenten te bespreken en een paar werkinstructies te geven. Een andere manier is de online manier. Dit gaat door de kennismaking te combineren met de online omgeving. Hier kan iemand alles leren over de bedrijfscultuur en de interne processen en al het andere wat hier klaar wordt gezet voor de nieuwe medewerker. Voorafgaand dient de onboarding klaar te zijn voor de nieuwe medewerker. Het is belangrijk dat intern ook alles geregeld is zodat er geen verwarring ontstaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan communicatie naar medewerkers/afdelingen waar de nieuwe medewerker mee gaat kijken als dit van toepassing is. Als alles goed geregeld is, voelt de nieuwe medewerker zich welkom en gaat hij/zij met een goed gevoel aan de slag.Wat is belangrijk voor een goede Onboarding?
De eerste werkdag is spannend voor een nieuwe werknemer. De werknemer krijgt vaak heel veel informatie over zich heen. Daarom is het belangrijk dat de eerste dag zo soepel mogelijk verloopt.
Om de nieuwe werknemer succesvol kennis te laten maken met de organisatie, is een goed gepland programma erg belangrijk. Hierin is verwerkt hoe en wanneer de nieuwe medewerker kennismaakt met de waarden, processen en cultuur van de organisatie. Goede communicatie is ook erg belangrijk. Informeer de nieuwe medewerker. Vertel hoe de dag eruit komt te zien, hoe laat hij/zij aanwezig moet zijn en wat de gebruiken voor de lunch zijn. Zorg dat de werkplek klaar is zodat die gene een welkom gevoel krijgt. Iemand voelt zich namelijk niet welkom als zijn nieuwe werkplek nog niet klaar is.
Goede communicatie naar de nieuwe medewerker is belangrijk maar het is ook belangrijk om de organisatie in te lichten over de nieuwe medewerker. Het is goed om intern te communiceren dat er een nieuwe collega komt en dat mensen weten dat ze vragen kunnen verwachten.
Belangrijke onderdelen voor het onboarding proces
Onboardingpagina op InSite
Op AFAS InSite staat alle informatie die de nieuwe medewerker nodig heeft als het goed is ingericht. Het is dus belangrijk dat het onboardingproces goed wordt uitgelegd en dat de nieuwe medewerker wordt meegenomen in dit proces. Wat kan de nieuwe medewerker verwachten Als een nieuwe medewerker weet wat er van hem/haar verwacht wordt is het makkelijker om aan de slag te gaan. Dit kan op verschillende manieren. Een voorbeeld is een To Do List. Hierin ziet de medewerker met welke taken hij/zij kan starten. Bijvoorbeeld het voorsteldocument schrijven, de wie is wie raadplegen, gegevens controleren, inschrijven voor cursussen etc.
Gelijk inwerktraject
Op het moment dat iedereen hetzelfde inwerktraject volgt weet je zeker dat de basiskennis op orde is. Bijkomend voordeel is dat je dit slechts 1 keer goed hoeft uit te denken, in te richten en te testen en dan kan je dit voortaan als standaard hanteren. Uiteraard kan je voor de verschillende profielen ook verschillende taken laten starten. Dit is afhankelijk van de wensen die jij hebt voor de nieuwe medewerker(s).
Buddysysteem
Veel bedrijven werken al met een buddysysteem omdat het erg fijn is voor de nieuwe medewerker. De nieuwe medewerker heeft met een buddysysteem een vast aanspreek punt en iemand die hem/haar vertelt wat er verwacht wordt. Tevens geeft deze buddy een veilig gevoel voor de nieuwe medewerker omdat hij/zij weet dat er veel vragen verwacht kunnen worden
Inrichten van inwerktraject AFAS InSite
Om van start te gaan met het inrichten van het inwerktraject begin je met het aanmaken van één portalpagina. Op deze pagina kan de nieuwe medewerker alles vinden wat hij nodig heeft. Denk aan werkinstructies, taken en een goed beeld in het inwerktraject.
In de portalpagina voor de nieuwe medewerker staan verschillende zaken. Deze onderdelen moeten overzichtelijk zijn. Dit doe je met de functie documentmanagement. Hiermee heb je de mogelijkheid om al de werkinstructies mooi en overzichtelijk op InSite te zetten. Dit zijn dan pagina’s op InSite in plaats van losse documenten.
De nieuwe medewerker Krijgt veel nieuwe informatie over zich heen. Daarom is het van belang dat alles overzichtelijk en duidelijk is. Tijdens het inwerktraject zijn er ook taken voor de medewerker. Om het zo overzichtelijk mogelijk te maken is het fijn om alle taken bij elkaar te hebben staan. Dit doe je door een bakje met taken aan te maken in InSite die de taken klaar zet voor de nieuwe medewerker. Dit kan vrij snel ingericht worden middels de signaleringen.
Onboarding automatiseren
Door jouw onboardingsproces te autmatiseren bespaar je veel tijd bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers. Naast dat het tijdsbesparend werkt, biedt het ook voordelen voor de nieuwe medewerker. Zo heeft deze op zijn eerste dag al taken klaar staan om af te handelen en heeft hij de belangrijke informatie direct inzichtelijk. De volgende onderdelen zou je kunnen automatiseren:- Klaarzetten online handboeken en werkinstrcties
- Toegang tot de nodige systemen
- Klaarzetten van taken
- Medewerkers onderling kennis laten delen
- Inzichtelijk maken in welke fase van het inwerktraject een medewerker zit
- Het indiensttredingsproces met sollicitant self service
- Bijwerken HR-gegevens
