Algemene Voorwaarden BvB Groep Salaris- en P&O Diensten B.V.
Artikel 1 Algemeen
In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder;
- (Verwerkings)verantwoordelijke: de organisatie die opdracht geeft en het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (art.4.7 AVG)
- Verwerker: BvB Groep Salaris- en P&O Diensten B.V., de organisatie die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (art. 4.8 AVG)
- Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben (art. 4.1 AVG)
- Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon (art. 4.1 AVG)
- Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde wordt verricht dan wel behoren te worden verricht, daaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt:* Het geven van adviezen op het gebied van arbeids- en ontslagrecht, sociale
verzekering, P&O en pensioen;
* Het verrichten van alle werkzaamheden die met personeels- en salarisadministratie en P&O-advies verband houden en als zodanig zijn gekenmerkt;
* Het behandelen van verzoek- en beroepsprocedures op het gebied van sociale verzekeringen;
* Het behandelen van verzoek- en bezwaarschriften in loonbelasting aangelegenheden;
* Het optreden als gemachtigde in bezwaar- en beroepsprocedures op het gebied van loonbelasting en sociale verzekeringen;
* Het verrichten van financiële dienstverlening;
* Het functioneel beheer van software.
Al het voorgaande in de ruimste zin van het woord, en in ieder geval omvattend de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging. - AVG: Algemene verordening gegevensbescherming
Artikel 2 Toepasselijkheid
- Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten welke door
Verwerker binnen het kader van de uitvoering van de werkzaamheden worden
aangegaan. Wijzigingen in deze algemene voorwaarden dienen schriftelijk overeengekomen te worden tussen Verantwoordelijke en Verwerker. - Aan de algemene voorwaarden van Verantwoordelijke komt voor de met Verwerker
aangegane overeenkomsten slecht werking toe voor zover deze niet in strijd zijn met de
onderhavige voorwaarden. Bij twijfel over de vraag of zodanige strijdigheid aanwezig is,
prevaleren de algemene voorwaarden van de Verwerker.
Artikel 3 Aanvang en duur van de overeenkomst
- De overeenkomst komt eerst tot stand en vangt aan op het moment dat de door Verantwoordelijke ondertekende opdrachtbevestiging door Verwerker retour is ontvangen en ondertekend.
Artikel 4 Wet- en regelgeving
- Partijen verplichten zich over en weer conform de AVG te handelen. Dit betekent o.a. dat de Verantwoordelijke ervoor instaat dat:
a. de Verantwoordelijke een wettelijke grondslag heeft om de Persoonsgegevens te
verwerken;
b. ten aanzien van de Betrokkenen de verwerking behoorlijk en transparant is;
c. de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de Persoonsgegevens, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig
recht van derden;
d. de Verantwoordelijke de Betrokkenen alle wettelijke verplichte informatie verstrekt omtrent het verwerken van Persoonsgegevens, bijvoorbeeld door informatie over de gegevensverwerking door de Verantwoordelijke op te nemen in de arbeidsovereenkomst en/of in een personeelshandboek;
e. de Verantwoordelijke, indien de Verantwoordelijke) daartoe ingevolge de AVG verplicht is, vanaf de inwerkingtreding van de AVG een register bijhoudt met de verwerkingsactiviteiten. De Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor aanspraken en claims die voortvloeien uit het niet nakomen van de bovengenoemde verplichtingen.
2. Handelt de Verantwoordelijke in strijd met de AVG, dan is de Verantwoordelijk aansprakelijk voor alle schade die Verwerker daardoor lijdt.
3. de Verantwoordelijke garandeert dat hij de Persoonsgegevens verkregen heeft in overeenstemming met de relevante wetgeving, althans, dat er geen wettelijk beletsel voor de verkrijging van de Persoonsgegevens bestaat. Indien Verwerker in opdracht van de Verantwoordelijke bijzondere Persoonsgegevens verwerkt, dan garandeert de Verantwoordelijke dat hij van de Betrokkene van wie hij de bijzondere Persoonsgegevens verwerkt uitdrukkelijk toestemming heeft verkregen voor de verwerking van zijn bijzondere Persoonsgegevens voor of meer welbepaalde doeleinden of dat er sprake is van een wettelijke uitzondering waarbij het verwerken van bijzondere Persoonsgegevens is toegestaan.
Artikel 5 Beschikbaar stellen van gegevens
- Verantwoordelijke zal in overleg met Verwerker alle gegevens en bescheiden, die nodig zijn voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig ter beschikking stellen.
- Verantwoordelijke is gehouden om Verwerker zo snel mogelijk te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn.
- Verantwoordelijke staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Verwerker ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de opdracht niets anders voortvloeit.
- Indien en voor zover Verantwoordelijke hierom verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden aan de Verantwoordelijke geretourneerd.
- De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voorvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van de Verantwoordelijke, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de Verwerker.
Artikel 6 Uitvoering opdracht/Werkzaamheden
- Verantwoordelijke en Verwerker bepalen in overleg de wijze waarop de verleende opdracht wordt uitgevoerd.
- Verwerker kan uitsluitend in overleg met Verantwoordelijke bepaalde werkzaamheden laten verrichten door een persoon of derde (sub-verwerker), indien dat wenselijk is met het oog op een voor partijen optimale uitvoering van de opdracht.
- Alle werkzaamheden op het gebied van personeels- en salarisadministratie die Verwerker dient uit te voeren worden schriftelijk vastgelegd. Bij ieder onderdeel is aangeven of dat onderdeel is opgenomen in het vaste honorarium ofwel of dat onderdeel op basis van nacalculatie op basis van bestede uren bij Verwerker in rekening zal worden gebracht.
Artikel 7 Geheimhouding/Verstrekken gegevens
- Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van de Verwerker, evenals de Verwerker zelf, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij de kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij, of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht.
- Verwerker zal verantwoordelijke onverwijld informeren indien een daartoe bevoegde (overheids)instantie een op de wet gebaseerd verzoek tot verstrekking van Persoonsgegevens heeft gedaan. Indien Verwerker op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, verifieert Verwerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker en informeert hij onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, verantwoordelijke ter zake.
- Verwerker is verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door Verantwoordelijke ter beschikking is gesteld en door verwerking daarvan gekregen resultaten.
- Verwerker is gerechtigd de gegevens te verstrekken aan die instanties die een wettelijke recht hebben op de informatie. Het op grond van een wettelijke grondslag afgeven van vertrouwelijke informatie aan een daartoe bevoegde instantie betekent in beginsel niet dat de gegevens daarmee hun vertrouwelijke aard verliezen ten aanzien van andere derden.
- De te verstrekken gegevens als bedoeld in lid 2 is relationeel gebonden aan de personeels- en salarisadministratie werkzaamheden. Indien andere werkzaamheden tevens worden verricht voor Verantwoordelijke kunnen die er niet toe leiden dat de gegevens daaruit voortvloeiende aan derden worden verstrekt op basis van de te verrichten personeels- en salarisadministratie werkzaamheden.
Artikel 8 Intellectuele eigendom
- Verantwoordelijke behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met Verantwoordelijke, voor zover op die producten in juridische zin rechten kunnen bestaan of worden gevestigd.
- Het is Verantwoordelijke uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder begrepen computerprogramma’s werkwijzen, adviezen, contracten en anderen geestesproducten al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.
- Het is Verantwoordelijke niet toegestaan die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van Verwerker.
Artikel 9 Meldplicht en afhandeling verzoeken Betrokkenen
- Verwerker tracht er alles aan te doen dat binnen zijn macht ligt om datalekken te voorkomen. Ondanks alle genomen beveiligingsmaatregelen kan Verwerker niet garanderen dat er geen datalek ontstaat.
- Indien zich i.v.m. het verwerken van Persoonsgegevens een beveiligingsincident heeft voorgedaan waarbij Persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt of waardoor om een andere reden sprake is van een ernstig nadelig gevolg voor de bescherming van de verwerkte Persoonsgegevens, dan zal Verwerker Verantwoordelijke daarvan zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 48 uur in kennis stellen. Verantwoordelijke dient zelf te beoordelen of er sprake is van een dermate ernstig datalek dat melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht is en is zelf verantwoordelijk voor het tijdig melden van een ernstig datalek. Verwerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke alle informatie die voor Verantwoordelijke benodigd is om de melding te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Indien er sprake is van een datalek dat ongunstige gevolgen heeft voor de persoonlijke levenssfeer van de Betrokkenen, dan dienen de Betrokkenen daarvan op de hoogte te worden gesteld, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beoordelen of er sprake is van een datalek zoals hierboven omschreven en voor het melden van een dergelijk datalek aan de Betrokkenen.
- Verwerker zal, ingeval een Betrokkene een verzoek tot inzage (artikel 15 AVG), of verbetering, aanvulling, wijziging of afscherming (art.16, 17 en 18 AVG) richt aan Verwerker Verantwoordelijke hiervan onverwijld vergewissen. In overleg met elkaar zullen Partijen het nodige doen om dit verzoek in te willigen. Verwerker zegt in elk geval toe binnen 5 dagen nadat het verzoek is gedaan door Betrokkene of Verantwoordelijke schriftelijk alle informatie te verstrekken aan Verantwoordelijke om te kunnen voldoen aan de wettelijke mededelingsplicht en correctieplicht van Betrokkenen.
Artikel 10 Beveiligingsmaatregelen en controle
- Verwerker neemt alle benodigde technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de Persoonsgegevens met zich mee brengen.
- Verwerker neemt de volgende beveiligingsmaatregelen:
- het gebruiken van systemen met sterke wachtwoorden om toegang door onbevoegden tot informatiesystemen te voorkomen;
- fysieke bescherming van zijn IT-voorzieningen en apparatuur tegen toegang door
onbevoegden en tegen schade en storingen; - encryptie van de harde schijf van computers van Verwerker.
- Verantwoordelijke stelt enkel Persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien hij zich ervan heeft verzekerd dat passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
- De Verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens te (doen) controleren. De Verwerker is verplicht de Verantwoordelijke of, de onder geheimhouding, controlerende instantie in opdracht van de verantwoordelijke toe te laten en verplicht medewerking te verlenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden.
- De Verantwoordelijke kan de per e-mail aangekondigde audit doen uitvoeren vanaf twee weken na de aankondiging van de audit aan Verwerker. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle hiervoor noodzakelijke informatie zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen. De kosten voor dit advies komen voor rekening van de Verantwoordelijke.
- De uitkomst van de audit wordt door Partijen gezamenlijk besproken om te komen tot een eventueel verbeterplan als daar aanleiding toe zou zijn. Indien de deskundige een lek constateert en/of constateert dat de door Verwerker genomen beveiligingsmaatregelen niet afdoende zijn, dan geeft de Verantwoordelijke niet het recht de Overeenkomst tussentijds te ontbinden, tenzij Verwerker zich niet maximaal inspant om het lek te verhelpen dan wel om de beveiligingsmaatregelen te verbeteren.
Artikel 11 Honorarium
- Het honorarium van Verwerker is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende opdracht en wordt berekend met inachtneming van de gebruikelijke tarieven van Verwerker en is verschuldigd naar mate door Verwerker werkzaamheden ten behoeve van Verantwoordelijke zijn verricht.
- Het honorarium van Verwerker, zo nodig vermeerderd met verschotten en declaraties van ingeschakelde derden, wordt inclusief de eventueel verschuldigde omzetbelasting, per maand of na volbrenging van de werkzaamheden aan Verantwoordelijke in rekening
gebracht.
Artikel 12 Betaling
- Betaling van het factuurbedrag door Verantwoordelijke dient te geschieden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur in euro’s, door middel van storting ten gunste van een door Verwerker aan te wijzen bankrekening en voor zover de betaling betrekking heeft op de werkzaamheden.
- Indien Verantwoordelijke niet binnen de hiervoor genoemde termijn, dan wel niet binnen de nader overeengekomen termijn heeft betaald, is Verantwoordelijke pas in verzuim nadat hij in gebreke is gesteld.
- Indien Verantwoordelijke niet binnen de hiervoor genoemde termijn, dan wel niet binnen de nader overeengekomen termijn heeft betaald dan is de Verwerker bevoegd om het nog te verrichte werk op te schorten.
Artikel 13 Aansprakelijkheid
- Verwerker kan nimmer verantwoordelijk worden gesteld voor boetes die aan de Verantwoordelijke worden opgelegd i.v.m. de verwerking van Persoonsgegevens.
- Indien Verwerker gehouden is een schadevergoeding aan een of meerdere Betrokkenen te betalen wegens inbreuk op de AVG, dan heeft Verwerker een verhaalsrecht op de Verantwoordelijke en is de Verantwoordelijke verplicht deze schade aan Verwerker te
vergoeden, met uitzondering van de schade ontstaan doordat Verwerker niet heeft voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG of doordat Verwerker buiten of in strijd met de instructies van de Verantwoordelijke heeft gehandeld, met dien verstande dat de aansprakelijkheid van Verwerker te allen tijde beperkt is tot het bedrag dat in de algemene voorwaarden van Verwerker is opgenomen. - Aansprakelijkheid aan de zijde van Verwerker wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze overeenkomst ontstaat pas op het moment dat de Verantwoordelijke Verwerker een schriftelijke ingebrekestelling heeft gestuurd waarin
duidelijk de tekortkoming van Verwerker wordt omschreven en Verwerker een redelijke termijn wordt gegeven alsnog na te komen en Verwerker aan deze ingebrekestelling geen gehoor heeft gegeven. Een ingebrekestelling kan achterwege blijven indien nakoming blijvend onmogelijk is. - Indien en voor zover op Verwerker enige aansprakelijkheid mocht rusten, uit welke hoofde dan ook, is deze aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot het bedrag dat onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering in voorkomend geval wordt uitgekeerd, en voor zover de schade niet door de verzekeraar wordt vergoed, is de aansprakelijkheid van Verwerker beperkt tot een bedrag van maximaal €250.000,00 per gebeurtenis.
- Verwerker is niet aansprakelijk voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Verantwoordelijke aan Verwerker onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de
zijde van Verwerker.
Artikel 14 Opzegging
- Verantwoordelijke kan te allen tijde de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
- Verwerker kan te allen tijde de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twéé maanden.
Artikel 15 Conversie, Strijdigheid met opdrachtbevestiging
- Indien en voor zover op grond van de redelijkheid en billijkheid of het onredelijk bezwarend karakter op enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden geen beroep kan worden gedaan, komt aan de desbetreffende bepaling wat betreft de inhoud en strekking in elk geval een zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, totdat daarop wel een beroep kan worden gedaan.
- In het geval deze Algemene Voorwaarden en de opdrachtbevestiging onderling strijdige bepalingen bevatten, gelden de in de opdrachtbevestiging opgenomen voorwaarden.
Artikel 16 Toepasselijk recht en forumkeuze
- Op alle overeenkomsten tussen Verantwoordelijke en Verwerker waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
- Alle geschillen tussen Verantwoordelijke en Verwerker worden beslecht door de bevoegde rechter.
